• אלירן מאור-טריפמן

יצירת ממשק עבודה יעיל עם מומחי התוכן בארגון

כאנשי למידה בארגון, אנחנו נדרשים להחזיק הרבה ידע אצלנו בראש - בין אם מדובר בתהליכי עבודה מורכבים של מחלקות שונות או מתודות למידה עדכניים שאנחנו רוצים ליישם בשטח. אחרי זמן מה בתפקיד, כולנו מכירים את תחושת הרוויה שיש לנו בראש מכמות המידע שאנחנו יודעים על הארגון. ועם זאת, אנחנו עדיין לא מחזיקים את כל המידע אצלנו. הרי אין סיכוי (וגם בתכלס - אין סיבה) שנדע עכשיו את *כל* התהליכים שהמחלקה הפיננסית עושה או שנבין לעומק את הדיזיין הבא שיוצא ממחלקת השיווק. בדיוק בשביל הסיבה הזאת קיימים מומחי התוכן בארגון.


מומחי התוכן, הנקראים גם SME - ראשי תיבות של Subject Matter Experts, הם האנשים הרלוונטים בארגון שיודעים לספק לנו את הידע הרלוונטי הנחוץ עבורנו לשם בניית תוכנית הדרכה, פיתוח יחידת לימוד או העברתה. הם אלה שחיים את השטח, רואים תהליכים בפועל, עובדים ביום-יום במחלקות השונות, ומבחינתנו - הם אחד מבין ממשקי העבודה הכי חשובים שנוכל לעבוד איתם.

העבודה השוטפת מול מומחי התוכן בארגון קיימת מהרגע הראשון שאנחנו רוצים להחיל הדרכה כלשהי, ונמשכת עד לרגע שנעזוב את הארגון. הם אלה שיעזרו לנו להבין בצורה טובה יותר את החלק המקצועי הרלוונטי, ולעשות Fine-Tuning לתוצר ההדרכה שלנו בסופו של דבר.


אה-מה-מה, מדובר באנשי מקצוע איכותיים. הם רלוונטיים לנו כמו שהם רלוונטיים לארגון, וחשוב לזכור שבסופו של יום - אנחנו צריכים אותם אבל הם לא בהכרח צריכים אותנו. נכון, זה משפט קצת בומבסטי, אבל בסופו של דבר, מומחי התוכן הם עובדים של הארגון שצברו מספיק ותק וידע בארגון כדי להחשב מומחי תוכן, אבל עדיין יש להם את המשימות שלהם, ואנחנו צריכים "להדחף" ללו"ז שלהם כדי לקבל מהם את פיסת הידע הרלוונטית הזו עבורנו. אנחנו מדברים פה על יצירת ממשק עבודה יעיל לשני הכיוונים - כך שאנחנו נוכל לקבל את הידע, ומומחי התוכן יבינו למה הם צריכים לעבוד יחד איתנו כדי לפנות את הלו"ז שלהם ולהעביר לנו את הידע הזה.


אז איך עושים את זה?


תעריכו את הזמן של מומחי התוכן

זה נשמע טריוויאלי, אבל למעשה זה החלק העיקרי בעבודה יעילה עם מומחי התוכן. בואו נסתכל שניה על התפקיד שלנו מהמשקפיים שלנו - אנחנו צריכים לבנות הדרכות, להוציא אותם לפועל, לבדוק אפקטיביות, לדבר עם המנהלים, לעבוד עם נציגים או עובדים, לקבל מידע בלייב מהשטח ועוד ועוד ועוד. כמה באמת יש לנו זמן עכשיו לישיבות בשביל העברת ידע? אולי לא הרבה. דבר דומה קורה למומחי התוכן - הזמן שלהם יקר. יש להם הרבה על הראש, בדיוק כמו שלנו יש הרבה על הראש. כולנו עובדים יחד עבור הארגון, כל אחד בתחומו שלו.

קחו בחשבון שאם תכננתם לשבת עם מומחי התוכן והם דחו לכם את הפגישה ברגע האחרון - אולי זה לא כדי שהם "ינפנפו" אתכם, אלא כי נכנס להם משהו חשוב יותר שדורש מהם את מלוא תשומת הלב, ואנחנו כרגע לא ראשונים בסדר העדיפויות שלהם. מה ניתם לעשות במקרה כזה? להכיל. להבין שזה לא אישי, זה ביזנס. אפשר לנהל שיחת טלפון עם מומחה/ית התוכן ולשאול מתי הזמן הנוח יותר להפגש. אם הם ממש עסוקים - אולי שיחת טלפון עם שיתוף מסך יכולה לעזור. אם הם ממש ממש ממש עסוקים - אולי אפילו נקח את זה אופליין ונדבר במיילים. תמצאו את דרך התקשורת שנוחה לכם, עדיף שהיציאה מאיזור הנוחות תבוא מאיתנו, כי בסופו של דבר - הידע אצלם, אנחנו צריכים את הידע הזה, ולכן יהיה עדיף אם ננסה לעשות מעט התאמות כדי שמומחי התוכן יבואו לכיוון שלנו.


תיאום ציפיות מראש

כמו בכל מפגש עם עובד/ת אחר/ת בארגון, מאוד חשוב לנו להגיע מסודרים. ממשק עבודה יעיל לא מסתכם במפגש אחד, אלא ביכולת שלנו לייצר עוד מפגשים כאלו בהמשך, לפי הצורך.

כשאנחנו מגיעים לפגישה, עליהו לדעת בדיוק עם מה אנחנו צריכים לצאת ממנה - מהו הידע אותו נצטרך לקבל? מיהו קהל היעד שלנו? למה הם רגילים? למה צריך את ההדרכה? עד כמה הם רתומים להדרכה הזו? וכו' וכו' וכו'

ככל שנדע יותר מראש מה אנחנו צריכים, כך הפגישה עצמה תוכל להיות אפקטיבית יותר.


הקשבה פעילה

רגע, מה זה סדנה של קורס נציגי שירות 2003? אנחנו יודעים לעשות הקשבה פעילה!

אז זהו, שלא בדיוק.

הרעיון כאן הוא להיות מוכן "לספוג" את שטף המידע המגיע מכיוון מומחי התוכן, ולדעת לכוון את השיחה בהתאם לצרכים שלנו. זכרו שמומחי התוכן לא בהכרח יודעים איך לבנות את ההדרכה. בעיניים שלהם הם רואים את התהליך המלא כמו שקורה בשטח, וזה תפקידנו לסדר אותו בצורה מתודית שמתאימה ללומדים. ברוב המקרים, אנחנו נקבל שיטפון עצום של מידע אותו נצטרך להבין במהרה תוך כדי השיחה, ולראות אם זה מתאים לנו או לא. אל תחששו לחזור על הדברים שנאמרו, במילותיכם, רק כדי לוודא שהבנתם. הרושם שתיצרו על מומחה התוכן לא יהיה גבוה אם תחזרו שוב ושוב לשאול שאלות שכבר קיבלתם עליהם מענה.


משכו אותם אליכם

בסופו של דבר, המטרה של שניכם משותפת - אתם עובדים למען שיפור הארגון, כל אחד (ואחת) בדרכו שלו. באותה מידה שיש לכם אינטרס לקבל את הידע, עם למומחי התוכן יש אינטרס לעבוד יחד איתכם - אתם הופכים את העבודה שלהם לקלה יותר. אתם עוזרים להם להנגיש את עומס הידע שנמצא כרגע במקום אחד - בראש שלהם. במקום שהם יצטרכו להסביר את החומר שוב ושוב לכל אדם חדש שיפגשו, אתם תוכלו לעזור להם לסדר את המידע בצורה מתודית, שתאפשר לכל אחד גישה מהירה ויעילה לידע.

שקפו להם את זה. גרמו להם להבין מדוע עליכם לשתף פעולה למען הצלחת הפרויקט המשותף הזה. זה יגרום לממשק ביניכם להיות קרוב יותר.

זכרו, כשאנחנו בונים הדרכה ללומדים שלנו, אנחנו משתמשים באמל"י, ואנחנו רוצים לדעת מה יוצא מזה ללומד. אז שאלו את עצמכם - איך תוכלו "למשוך" את מומחה התוכן אליכם? מה יצא לו מהפגישה איתכם?


בשורה התחתונה

ככל שתעבדו יותר זמן בארגון, איסוף הידע יהפוך להיות פעולה פחות מורכבת ואתם כבר תכירו את הממשקים השונים. יתרה מכך - הם יכירו אתכם וידעו גם לבוא אליכם במקרה הצורך. תנו לזה זמן, לוקח זמן למערכת יחסים בעבודה להיווצר, אבל כשהיא נוצרת היא מאוד אפקטיבית לכל הכיוונים.



מה אתם חושבים?

אשמח לשמוע בתגובות!


אלירן.


נעים להכיר!

שמי אלירן מאור-טריפמן, ואני מנהל ומפתח הדרכה כבר למעלה מ-8 שנים.

לאורך השנים פיתחתי מאות תוצרי הדרכה מתוקשבים וקלאסיים למגוון ארגונים גלובליים וישראליים - מצגות, לומדות, סרטונים, אינפוגרפיקות, וובינרים, קורסים ועוד. בכל תוצר ניסיתי להביא משהו אחר, ייחודי, אפקטיבי ופרקטי לארגון כדי להפוך את התוצר ל"וואו" הנדרש, וזה האתגר שאני כל כך נהנה לפצח בכל פעם שאני מתחיל פרויקט הדרכה חדש.

לאחרונה יצאתי לדרך עצמאית והבלוג הוא הדרך שלי לחלוק איתכם את הידע שצברתי לאורך השנים, וגם לחקור ולסקור כיוונים חדשים בעולם פיתוח ההדרכה. 

קריאה מהנה!

  • Facebook
  • Instagram
  • LinkedIn Social Icon

©2019 by MisterBrainy

אין לעשות כל שימוש בתכנים באתר ללא אישור מפורש בכתב